Ostatnie lata w branży księgowej to czas zmian i zawirowań. Obserwujemy rosnące zapotrzebowanie na usługi księgowe, przy jednoczesnym wycofywaniu się części księgowych z rynku. Dodatkowo wciąż zmieniające się przepisy, powodują, że biura rachunkowe mają bardzo ograniczone możliwości czasowe. Konsekwencją jest mniejsza ilość klientów, którym mogą świadczyć usługi.

W ramach grupy M⋮BIURO za priorytet stawiamy sobie optymalizację czasu pracy oraz tworzenie nowych form wsparcia dla firm. Jedną z nich jest Wirtualna Recepcjonistka. Jest to usługa będąca odpowiedzią na pytanie, jakie zadajemy Przedsiębiorcom od 2003 roku: „CO MOŻEMY ZA CIEBIE ZROBIĆ?”.

Jesteś niezależną księgową/księgowym lub prowadzisz biuro rachunkowe i szukasz narzędzi, które pomogą zoptymalizować czas pracy?

W poniższym tekście opisujemy rozwiązania, które przetestowaliśmy na klientach z branży księgowej. Rozwiązania są nastawione na redukcję kosztów związanych z tworzeniem kolejnych etatów oraz trudnym procesem rekrutacji. Stworzyliśmy nowe usługi z potrzeby obniżania cen w kontrze do wzrostów oraz w wyniku poszukiwania rozwiązań dla klientów M⋮BIURO.

Nowy system pracy — przekaż część obowiązków Wirtualnej Recepcjonistce!

Osoby z branży księgowej doskonale wiedzą, że są takie terminy w miesiącu, kiedy czasu jest zdecydowanie mniej. Dodatkowo, kiedy klienci nie dostarczają dokumentów na czas lub w dokumentach są braki, presja czasu zaczyna być ogromna. Brakuje przestrzeni na dodatkowe czynności. W takich sytuacjach rozsądnym rozwiązaniem jest rozdzielenie najważniejszych spraw, wymagających skupienia i odłożenie innych na mniej „gorący” czas.

Jak to jednak zrobić, by Klienci, którzy potrzebują kontaktu, nie poczuli się zostawieni sami sobie?

Rozwiązaniem może okazać się przekazanie części Twoich obowiązków Wirtualnej Recepcjonistce. Wirtualna Recepcjonistka przejmie część obowiązków, poprzez odbieranie telefonów i pomoc przy planowaniu kalendarza. Przeprowadzi także rozmowy z klientami, czy urzędami. Każda taka rozmowa jest nagrywana, dzięki czemu możesz ją w każdej chwili odsłuchać. Sprawi to, że będziesz mógł przygotować się do rozmowy, kolejne sprawy będą załatwiane dużo szybciej, oszczędzając Twój czas.

Przygotowanie się i zaplanowanie rozmów powoduje, że sprawy są załatwiane dużo efektywniej, a wyraźny plan dnia wpływa na samopoczucie pracowników.

Wirtualna Recepcjonistka, rozmawiając z klientem, udzieli odpowiedzi na podstawowe, najczęściej pojawiające się kwestie. Pytania i odpowiedzi mogą zostać ustalone już na samym początku i zmieniać się w trakcie współpracy. Jeżeli pojawi się zagadnienie, na które Wirtualna Recepcjonistka nie zna odpowiedzi, a klient prosi o kontakt, sprawa otrzyma status pilnej. Wystarczy odsłuchać rozmowę i skontaktować się z klientem już z gotową odpowiedzią.

Przejmując rozmowy z urzędami, Wirtualna Recepcjonistka dowie się, czego dotyczy sprawa i przekaże dane kontaktowe. Istnieje także możliwość współdzielenia kalendarza z wolnymi terminami na rozmowy i spotkania.

Co w praktyce daje wsparcie Wirtualnej recepcjonistki?

Obecnie ogromnym problemem wśród wielu zawodów w Polsce, w tym wśród księgowych, jest wypalenie zawodowe. Najczęstszą przyczyną tego stanu jest nadmierny stres towarzyszący wykonywanym obowiązkom. Wspomniane już terminy na złożenie dokumentów, ciągłe zmiany przepisów to rzeczywistość biur rachunkowych. Wirtualna Recepcjonistka ma za zadanie przejąć część zadań związaną z odbieraniem telefonów, dzięki czemu pojawia się przestrzeń na pracę w skupieniu. Przy tak odpowiedzialnym stanowisku jest to bardzo ważne. Jednocześnie dodatkowe narzędzia takie jak wspomniany kalendarz współdzielony oraz lista nagrań, pozwalają na monitorowanie zdarzeń.

Mniejszy stres ma wpływ na jakość i efektywność pracy oraz lepsze samopoczucie. W dzisiejszych realiach prowadzenia firmy jest to nie do przecenienia. Badania w obrębie HR firm na całym świecie pokazują, że decyzja o zmianie pracy najczęściej jest podyktowana potrzebą redukcji stresu. Dużo rzadziej potrzebą wyższych zarobków.

Nasze doświadczenia pokazują, że odbieranie telefonów w branży księgowej to pół etatu pracownika lub więcej. Przypisanie do etatu Wirtualnej Recepcjonistki jest opcją ekonomiczną w porównaniu z tworzeniem nowego stanowiska. Dodatkowo Wirtualna Recepcjonistka zoptymalizuje czas pracy, co daje możliwość obsługi większej ilości klientów bez tracenia na jakości świadczonych usług.