Nie każda niedogodność we współpracy z biurem rachunkowym wymaga natychmiastowej zmiany, ale są sygnały, które wskazują na realne ryzyko dla rozliczeń firmy.

Opóźnienia w składaniu deklaracji i JPK. To najpoważniejszy problem – niedotrzymanie ustawowych terminów skutkuje bezpośrednio sankcjami ze strony urzędu skarbowego (odsetki, a przy powtarzających się uchybieniach – ryzyko odpowiedzialności karnoskarbowej osób odpowiedzialnych za rozliczenia). Ponadto Urząd skarbowy wykreśli Cię z urzędu z rejestru VAT, jeśli nie złożysz deklaracji (JPK_V7) za 3 kolejne miesiące lub 1 kwartał.

Brak bieżącej informacji o wysokości zobowiązań. Przedsiębiorca powinien z wyprzedzeniem wiedzieć, ile zapłaci tytułem CIT/PIT, VAT i ZUS w danym miesiącu. Informacja przekazywana po terminie płatności to problem organizacyjny po stronie biura, a nie firmy.

Brak obsługi Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). KSeF staje się obowiązkowy dla podatników VAT etapami od 2026 roku. Biuro, które nie ma wdrożonej integracji z KSeF, naraża klienta na problemy z terminowym wystawianiem i odbiorem faktur ustrukturyzowanych.

Brak aktywnego kontaktu. Dobra obsługa księgowa to nie tylko ewidencja zdarzeń gospodarczych, lecz również informowanie o dostępnych formach opodatkowania, możliwych odliczeniach i zmianach przepisów istotnych dla danej branży. 

Jeśli w Twojej współpracy powtarza się więcej niż jeden z powyższych problemów, warto sprawdzić warunki wypowiedzenia umowy i rozważyć zmianę.

Zanim skontaktujesz się z nowym biurem, warto poświęcić 30–60 minut na zebranie kilku informacji – skraca to czas przejęcia i pozwala uniknąć przestojów w rozliczeniach. Poniższa lista sprawdza się zarówno przy JDG, jak i przy spółce z o.o.

• • Umowa z obecnym biurem – zapis o okresie wypowiedzenia, ewentualnych karach umownych i trybie rozwiązania współpracy.
• • Dostępy i loginy – do systemu księgowego, bankowości internetowej (w zakresie, w jakim biuro z niej korzystało), platformy KSeF, PUE ZUS, ePUAP/Portalu Rejestrów Sądowych.
• • Wykaz pełnomocnictw udzielonych obecnemu biuru – UPL-1 (deklaracje podatkowe), pełnomocnictwo ZUS PEL, ewentualne pełnomocnictwa ogólne (PPO-1) – żeby wiedzieć, co trzeba odwołać.
• • Stan rozliczeń z US i ZUS – warto z wyprzedzeniem wystąpić o zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach i składkach; to jeden z pierwszych dokumentów, o które zapyta nowe biuro.
• • Wykaz majątku firmy – środki trwałe, umowy leasingowe, kredyty i pożyczki, żeby nowe biuro mogło poprawnie kontynuować amortyzację i ewidencję zobowiązań.
• • Kopia zapasowa dokumentacji cyfrowej – wyeksportowane pliki JPK, kopie faktur i wyciągów, niezależnie od tego, co przekaże poprzednie biuro.
• • Ustalony z nowym biurem zakres weryfikacji wstępnej – warto z góry zapytać, czy audyt przejęciowy jest wliczony w cenę, czy rozliczany osobno.

Warto wiedzieć
M⋮KSIĘGOWOŚĆ posiada ubezpieczenie OC biura rachunkowego. To standard rynkowy, którego warto wymagać od każdego biura. Sprawdź ofertę.

Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku obrotowego nie wymaga żadnych szczególnych formalności poza tymi, które wynikają z umowy z dotychczasowym biurem. Prawo podatkowe i rachunkowe nie przewiduje ograniczeń co do terminu takiej zmiany – można to zrobić w styczniu, w czerwcu czy w listopadzie.

Sprawdź zapisy umowy z obecnym biurem – typowy okres wypowiedzenia to 1–3 miesiące, choć zależy to od konkretnej umowy. Złożenie wypowiedzenia nie wstrzymuje możliwości podpisania umowy z nowym biurem i rozpoczęcia przekazywania dokumentacji już w okresie wypowiedzenia.

Od dnia podpisania umowy nowe biuro może przejąć bieżące obowiązki: składanie deklaracji, kontakt z urzędami, obsługę KSeF. Warto zadbać o to, aby okres przejściowy (nakładanie się dwóch biur) był jak najkrótszy i jasno określony – kto i za jaki miesiąc odpowiada za dane rozliczenie. Zaległości księgowe, które dotyczą okresów wstecz najczęściej podlegają odrębnym ustaleniom np. dodatkowe zlecenie poszczególnych czynności. Zadbaj aby określić zasady i koszt ich realizacji.

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej (formularz UPL-1) umożliwia nowemu biuru  podpisywanie i wysyłkę deklaracji w imieniu firmy. Dopóki UPL-1 dla nowego biura nie zostanie skutecznie złożone, nowe biuro nie może samodzielnie podpisywać elektronicznie deklaracji w imieniu podatnika, dlatego warto załatwić tę formalność możliwie szybko po podpisaniu umowy. Warto też pamiętać o odwołaniu pełnomocnictwa udzielonego poprzedniemu biuru.

Poprzednie biuro ma obowiązek wydać całą dokumentację firmy. Obejmuje ona m.in. księgi rachunkowe, zestawienia obrotów i sald, deklaracje, pliki JPK, umowy oraz korespondencję z urzędami. Należy przekazać dokumenty za bieżący rok oraz za okres objęty obowiązkiem ich przechowywania. Dowody księgowe przechowuje się co do zasady przez pięć lat.

*Kwestia prawna. Dokumentacja firmy jest własnością przedsiębiorcy, nie biura rachunkowego. Odmowa jej wydania nie ma podstawy prawnej. Biuro może wstrzymać wydanie dokumentów wyłącznie w zakresie realizacji własnego prawa zatrzymania z tytułu nieopłaconego wynagrodzenia (art. 461 Kodeksu cywilnego) – warto to ustalić przed rozwiązaniem umowy, aby uniknąć sporu o wydanie dokumentów.

Nowe biuro powinno zweryfikować poprawność zapisów z poprzednich miesięcy, zidentyfikować ewentualne rozbieżności (np. między saldami w księgach a wyciągami bankowymi, między deklaracjami VAT a rejestrami sprzedaży i zakupu) i dopiero na tej podstawie płynnie kontynuować rozliczenia od miesiąca przejęcia. To właśnie na tym etapie najczęściej ujawniają się nieopłacone przez kontrahentów faktury, które przez miesiące „wisiały” w rejestrach bez dalszych działań windykacyjnych – o tym, co można z nimi zrobić, piszemy w dalszej części artykułu

Sama procedura jest prosta, ale w praktyce to właśnie drobne zaniedbania organizacyjne najczęściej powodują realne problemy – od przerwy w raportowaniu po spory o odpowiedzialność za błędnie złożoną deklarację. Najczęściej powtarzające się błędy:

• • Podpisanie umowy z nowym biurem bez wstępnej weryfikacji stanu rozliczeń. Przejęcie księgowości bez wcześniejszej kontroli może sprawić, że zaległości w US, ZUS lub KRS zostaną wykryte dopiero podczas kontroli albo sporządzania sprawozdania finansowego. Dlatego nowe biuro powinno rozpocząć współpracę od weryfikacji aktualnego stanu księgowego firmy.
•  Zbyt późne złożenie UPL-1 dla nowego biura i brak odwołania pełnomocnictwa dla poprzedniego. Skutek: teoretycznie dwa podmioty mają prawo podpisywać deklaracje w imieniu firmy. Utrudnia to ustalenie odpowiedzialności w razie błędu.
• • Zbyt krótki lub nieprecyzyjnie ustalony okres przejściowy. Jeśli nie wiadomo dokładnie, które biuro odpowiada za deklarację za dany miesiąc, łatwo o sytuację, w której nikt jej nie złoży w terminie.
• • Brak pisemnego protokołu przekazania dokumentacji. Ustne uzgodnienie „przekazaliśmy wszystko” nie daje żadnego dowodu na wypadek sporu – warto sporządzić listę przekazanych dokumentów z datami i potwierdzeniem odbioru.
• • Zmiana biura tuż przed terminem złożenia JPK lub deklaracji, bez żadnego bufora czasowego. Nawet sprawne biuro potrzebuje czasu na zapoznanie się z historią firmy – zmiana „na styk” zwiększa ryzyko błędu w pierwszym miesiącu współpracy.

To pytanie wraca niemal przy każdej zmianie biura, w której nowy zespół wykrywa nieprawidłowości sprzed przejęcia. Odpowiedź trzeba rozbić na dwie osobne płaszczyzny odpowiedzialności, ponieważ często są mylone.

Wobec urzędu skarbowego i ZUS zawsze odpowiada podatnik, czyli przedsiębiorca – nie biuro rachunkowe. Zaległy podatek, odsetki za zwłokę czy sankcje karnoskarbowe obciążają firmę (a w spółce z o.o. – w określonych sytuacjach także zarząd), niezależnie od tego, czy błąd faktycznie popełniło poprzednie biuro. Biuro rachunkowe nie jest stroną w relacji z fiskusem – działa wyłącznie jako pełnomocnik lub wykonawca usługi na rzecz podatnika.

Wobec klienta biuro może odpowiadać cywilnie na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego. Dotyczy to szkody wynikającej z nienależytego wykonania umowy. Przykładem jest błędne obliczenie podatku, które spowodowało konieczność zapłaty dodatkowych odsetek możliwych do uniknięcia przy prawidłowym prowadzeniu księgowości.

• • Obowiązkowe ubezpieczenie OC dotyczy tylko biur prowadzących usługowo pełne księgi rachunkowe – minimalna suma gwarancyjna to równowartość 10 000 euro na jedno zdarzenie. Biura zajmujące się wyłącznie podatkową księgą przychodów i rozchodów lub samym składaniem deklaracji (bez uprawnień doradcy podatkowego) nie mają takiego obowiązku, choć mogą mieć polisę dobrowolną.
• • Standardowe OC ma wyłączenia – zwykle nie obejmuje np. czynności kadrowo-płacowych, doradztwa podatkowego czy kar umownych, jeśli biuro nie wykupiło rozszerzenia. Warto to sprawdzić, zanim założysz, że szkoda zostanie pokryta automatycznie.
• • Trzeba wykazać szkodę i związek przyczynowy między działaniem (lub zaniechaniem) biura a poniesioną stratą – to na tym etapie pomaga rzetelna dokumentacja przejęcia, o której mowa w poprzedniej sekcji, oraz analiza nowego biura potwierdzająca charakter błędu.
• • Roszczenia cywilne się przedawniają – zgłoszenie sprawy nie powinno czekać, dopóki nie ma pewności co do terminu; to jedna z kwestii, którą warto od razu skonsultować z prawnikiem.

Jeśli księgowa M⋮KSIĘGOWOŚĆ potwierdzi, że strata powstała z winy poprzedniego biura, Kancelaria Prawna M⋮BIURO może przygotować wezwanie do zapłaty lub roszczenie odszkodowawcze. Procedura jest podobna do dochodzenia należności od nierzetelnego kontrahenta.

Czynny żal, uregulowany w art. 16 Kodeksu karnego skarbowego, może pozwolić uniknąć odpowiedzialności karnoskarbowej. Zawiadomienie trzeba jednak złożyć, zanim organ dowie się o naruszeniu. Należy również ujawnić istotne okoliczności sprawy i, gdy jest to wymagane, uregulować należność publicznoprawną w wyznaczonym terminie.

Dobra praktyka – jeśli nowa, dedykowana księgowa w M⋮KSIĘGOWOŚĆ zidentyfikuje podczas przejęcia rozliczeń przeterminowane należności, może od razu przekazać sprawę do Kancelarii Prawnej M⋮BIURO – bez konieczności szukania osobnego dostawcy usług prawnych i tłumaczenia całej sytuacji od nowa.